Zamówienia publiczne na szkolenia
Przyda się na 100% 
"Bardzo częstym problemem zamawiających jest prawidłowe oszacowanie wartości usług szkoleniowych. Czy zaliczać do niej wszystkie zamawiane szkolenia w ciągu roku? Czy może grupować je tematycznie i zamawiać poszczególne bloki?
Między innymi o tym, jak właściwie oszacować usługi szkoleniowe oraz ocenić, czy zamawiane usługi to rzeczywiście szkolenia, przeczytasz w temacie tygodnia. Dodatkowo dowiesz się, jakie są 3 praktyczne możliwości zamawiania szkoleń.
O czym musisz pamiętać, zamawiając usługi szkoleniowe?
Przygotowując się do zamawiania usług szkoleniowych, powinieneś pamiętać o kilku ważnych sprawach:
W razie wątpliwości, czy dane zamówienie mieści się w pojęciu „usługa szkoleniowa”, skorzystaj ze Wspólnego Słownika Zamówień - CPV.
Aby właściwie oszacować wartość zamówień na szkolenia, musisz już na początku roku sporządzić w Twojej jednostce plan zamówień publicznych.
W planie podziel zaplanowane szkolenia na tzw. bloki szkoleniowe - w zależności od ich tematyki oraz celu (przeznaczenia).
Następnie ustal, czy:
udzielisz jednego zamówienia na cały blok, czy
podzielisz zamówienie na części i umożliwisz wykonawcom składanie ofert częściowych, czy może
podzielisz dany blok na części i każdą z nich zamówisz w odrębnym postępowaniu.
Pamiętaj, że zamówień na poszczególne części „bloku szkoleniowego” udzielisz w procedurze właściwej dla wartości całego bloku!
W postępowaniu o udzielenie zamówienia na usługi szkoleniowe zastosowanie znajdzie art. 5 ust. 1 i 1a ustawy Pzp.
Szczegóły dotyczące wypunktowanych zagadnień znajdziesz w dalszej części tekstu.
Artykuł 5 ust. 1 i 1a ustawy Pzp - sprawdź, jak prawidłowo interpretować znowelizowane przepisy!
Pamiętaj, że do postępowań o udzielenie zamówień, których przedmiotem są usługi szkoleniowe, nie stosuje się przepisów ustawy Pzp dotyczących:
terminów składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu,
terminów składania ofert,
obowiązku żądania wadium,
obowiązku żądania dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu, zakazu ustalania kryteriów oceny ofert na podstawie właściwości wykonawcy,
przesłanek wyboru trybu negocjacji z ogłoszeniem, dialogu konkurencyjnego oraz licytacji elektronicznej.
Ponadto, w przypadku usług szkoleniowych jako zamawiający możesz wszcząć postępowanie w trybie negocjacji bez ogłoszenia lub w trybie zamówienia z wolnej ręki także w innych uzasadnionych przypadkach niż określone odpowiednio w art. 62 ust. 1 lub art. 67 ust. 1 ustawy Pzp, w szczególności jeżeli zastosowanie innego trybu mogłoby skutkować co najmniej jedną z następujących okoliczności:
naruszeniem zasad celowego, oszczędnego i efektywnego dokonywania wydatków;
naruszeniem zasad dokonywania wydatków w wysokości i w terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań;
poniesieniem straty w mieniu publicznym;
uniemożliwieniem terminowej realizacji zadań.
Sprawdź, czy Twoje zamówienie jest na pewno usługą szkoleniową!
Ustalenie, co stanowi „przedmiot zamówienia”, jest kluczową kwestią dla właściwego zastosowania przepisów ustawy Pzp, w szczególności w kontekście art. 5 ust. 1 i 1a ustawy Pzp.
Zwróć uwagę, że pojęcia „usługi szkoleniowe” nie powinieneś interpretować dowolnie! Ze względu na brak definicji tego pojęcia w praktyce wielu zamawiających ma problem z właściwym ustaleniem, czy określone zamówienie jest faktycznie usługą szkoleniową. Dzieje się tak np. wówczas, gdy w nazwie przedmiotu zamówienia nie pojawia się słowo „szkolenie”, a „kurs”, „seminarium”, „konwent” itp.
Pamiętaj także, że aby skorzystać z art. 5 ustawy Pzp przy udzieleniu zamówienia, nie wystarczy, by Twoje zamówienie jedynie dotyczyło usługi szkoleniowej! Przedmiot zamówienia musi być usługą szkoleniową.
Szukając informacji na temat zakresu pojęcia „usługi szkoleniowe”, musisz sięgnąć do załącznika nr 1 do rozporządzenia z 28 stycznia 2010 r. w sprawie wykazu usług o charakterze priorytetowym i niepriorytetowym (Dz.U. z 2010 r. nr 12, poz. 68).
Jako usługi edukacyjne i szkoleniowe wymieniono usługi pod nr. CPV od 80100000-5 do 80660000-8 (z wyjątkiem 80533000-9, 80533100-0, 80533200-1).
Zapamiętaj! Jeżeli Twoja usługa jest usługą szkoleniową, ale w CPV nie możesz odnaleźć kodu, który idealnie pasowałby do zamówienia, możesz w opisie przedmiotu zamówienia wpisać jedynie - Usługi szkoleniowe - kod - 80500000-9.
Przygotowując opis przedmiotu zamówienia na usługi szkoleniowe, pamiętaj o wszystkich niezbędnych informacjach, które pozwolą wykonawcy zaoferować Ci konkretną cenę za usługę. Umieść w nim m.in.:
opis, czego ma dotyczyć szkolenie (czyli jakie zagadnienia ma poruszać lub jaki jest jego cel),
minimalne kwalifikacje wykonawcy (wykładowców),
liczbę godzin szkolenia,
miejsce szkolenia,
liczbę uczestników szkolenia.
Jak prawidłowo ustalić wartość zamówienia na usługi szkoleniowe, by uniknąć zarzutu dzielenia zamówienia lub zaniżania jego wartości?
Szacując zamówienie na usługi szkoleniowe, pamiętaj, że nie mają one charakteru usług powtarzających się okresowo (w rozumieniu art. 34 ustawy Pzp) - zgodnie z interpretacją UZP. Świadczy o tym to, iż:
w przypadku usług szkoleniowych nie zachodzi podstawowa cecha charakteryzująca dostawy i usługi powtarzające się okresowo, a mianowicie ścisły związek pomiędzy zakresem zamówienia a okresem trwania umowy,
ewentualne przesunięcie terminu realizacji umowy w sprawie świadczenia takich usług nie będzie zwiększać zakresu przedmiotu zamówienia.
Z tego względu ustalając wartość zamówienia na usługi szkoleniowe, zrobisz to na podstawie art. 32 ust. 1 ustawy Pzp (który dotyczy szacowania usług i dostaw jednorazowych). Podstawą ustalenia wartości zamówienia będzie zatem całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy bez VAT.
Największym problemem przy szacowaniu usług szkoleniowych jest jednak kwestia, wartości jakich szkoleń sumować w ciągu roku. W tym celu:
sporządź plan zamówień publicznych,
podziel zamówienia na bloki szkoleniowe.
Plan zamówień publicznych umożliwi Ci zgodne z prawem określenie wartości zamówienia
Na początku każdego roku powinieneś określić przewidywany w Twojej jednostce zakres całorocznych:
dostaw,
usług i
robót budowlanych.
Pamiętaj, że udzielając zamówień na usługi szkoleniowe, także zobowiązany jesteś do ich starannego zaplanowania na początku każdego roku.
Oczywiście nie zawsze możliwa będzie szczegółowa prognoza wszystkich potrzebnych zamówień publicznych, których zamierzasz udzielić w ciągu następnych 12 miesięcy. Jednak planując zamówienia, powinieneś zachować należytą staranność, tj. uwzględnić w planie przynajmniej te zamówienia, które z racji prowadzonej działalności mogłeś przewidzieć.
Zapamiętaj! Ustawa Pzp nie nakłada na Ciebie wprost obowiązku stworzenia planu zamówień publicznych. Jeśli chcesz jednak dokonywać zakupów zgodnie z przepisami, warto, abyś taki plan przygotował. Będzie Ci on niezbędny m.in. do tego, by prawidłowo określić wartość zamówień. Dzięki niemu będziesz miał także szansę obronić się przed ewentualnym zarzutem kontrolującego, że np. podzieliłeś zamówienie, by uniknąć stosowania przepisów ustawy Pzp
Podziel zamówienie na „bloki szkoleniowe” - a nie będziesz miał problemu z określeniem przedmiotu zamówienia
Ze względu na bardzo zróżnicowaną tematykę oraz przeznaczenie szkoleń nieuzasadnione byłoby traktowanie ich wszystkich jako jednego dużego zamówienia składającego się z wielu części. Dlatego gdy już zaplanujesz wszystkie możliwe do przewidzenia szkolenia, podziel je na konkretne „przedmioty zamówienia” lub inaczej mówiąc określone „bloki szkoleniowe”. Każdy taki blok będzie stanowić odrębne zamówienie.
W bloku szkoleniowym powinny znaleźć się szkolenia o takim samym lub podobnym charakterze czy przeznaczeniu. Chodzi w tym przypadku o końcowy ich efekt. Pamiętaj, że kluczem do zgrupowania zamówień w bloki nie są nazwy poszczególnych szkoleń, ale ich cel i charakter!
Decyzję, czy masz do czynienia z jednym zamówieniem czy z kilkoma odrębnymi zamówieniami, podejmujesz samodzielnie jako zamawiający. To Ty bowiem najlepiej znasz charakterystykę przedmiotowych szkoleń i ich przeznaczenie.
PrzykładZ jednym przedmiotem zamówienia będziesz miał np. do czynienia w przypadku szkoleń językowych. Mimo że organizujesz w ciągu roku 3 kursy językowe (np. kursy języka angielskiego, hiszpańskiego i francuskiego) dla 3 różnych grup pracowników, masz do czynienia z jednym przedmiotem zamówienia udzielanym w 3 częściach.
Planujesz przeprowadzić w ciągu roku np. 3 szkolenia informatyczne. Wiesz, że będą dotyczyć następujących zagadnień:
„Arkusz kalkulacyjny (Excel) - poziom podstawowy”,
„Pakiet Office dla średniozaawansowanych”,
„Arkusz kalkulacyjny (Excel) - poziom zaawansowany”.
W takim przypadku masz do czynienia z jednym przedmiotem zamówienia podzielonym na 3 części.
Jeden przedmiot zamówienia wystąpi również wtedy, gdy planujesz kilka szkoleń z zakresu rachunkowości i finansów. Mimo iż będziesz organizował w ciągu roku szkolenia dla różnych grup pracowników, o różnych nazwach, np.:
„Szkolenie dla biegłych rewidentów”,
„Szkolenie - VAT”,
„Szkolenie - podatek dochodowy od osób fizycznych”,
będziesz miał do czynienia z jednym przedmiotem zamówienia udzielanym w tylu częściach, ile szkoleń zamierzasz z tego zakresu przeprowadzić.
Masz trudności z jednoznacznym określeniem, czy dane szkolenia mają różne czy podobne przeznaczenie lub takie rozróżnienie jest nieostre? Wówczas powinieneś oszacować wartość szkoleń łącznie (tzn. potraktować jako jeden przedmiot zamówienia). Unikniesz w ten sposób ryzyka zarzutów organów kontrolnych. Pamiętaj bowiem, że nie możesz w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy Pzp dzielić zamówienia na części lub zaniżać jego wartości.
PrzykładPewne ministerstwo chciało zamówić 4 kursy językowe na różne języki. Dokonało zamówień w 4 oddzielnych procedurach. Co więcej zamawiając poszczególne kursy, zastosowało procedurę właściwą dla wartości każdego kursu.
W tej sytuacji zamawiający dokonał niedozwolonego podziału zamówienia na części, w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy Pzp. Dla każdego zamawianego kursu powinien bowiem zastosować procedurę właściwą dla łącznej wartości wszystkich kursów.
Gdy określisz poszczególne bloki szkoleniowe, wówczas będziesz mógł prawidłowo ustalić, co stanowi przedmiot konkretnego już zamówienia. Dopiero wtedy będziesz mógł także właściwie określić przedmiot zamówienia i oszacować jego wartość. Znając z kolei wartość zamówienia, ustalisz, jakie przepisy ustawy Pzp masz obowiązek zastosować w danym postępowaniu i czy w ogóle musisz je stosować.
Upewnij się, jak właściwie oszacować niemożliwe do zaplanowania zamówienia, aby nie narazić się na zarzuty organów kontrolnych!
Jeżeli na początku roku zaplanowałeś zamówienia z należytą starannością, wówczas w sytuacji gdy w trakcie roku pojawi się nieprzewidziana wcześniej potrzeba udzielenia zamówienia na szkolenie, będziesz mieć do czynienia z nowym odrębnym zamówieniem. Jego wartość obliczysz stosownie do jego zakresu.
Udzielając zamówień na usługi szkoleniowe (nieobjęte planem zamówień publicznych), możesz spotkać się z dwiema sytuacjami:
Masz potrzebę udzielenia niezaplanowanych wcześniej zamówień na przykładowo 2 szkolenia:
„Zamówienia publiczne od A do Z”,
„Zamówienia publiczne po ostatnich nowelizacjach ustawy Pzp”.
Są to szkolenia o podobnym przeznaczeniu, tzn. zamierzasz uzyskać poprzez ich organizację jeden końcowy efekt. A zatem potraktujesz je jako jeden przedmiot zamówienia. Szkolenia będą wykonywali dwaj różni wykonawcy. W takiej sytuacji, mimo że usługi będą realizować różne podmioty, będziesz mieć do czynienia z jednym zamówieniem udzielanym w 2 częściach. Wartością tego zamówienia będzie suma wszystkich części. Do udzielania poszczególnych części zamówienia zastosujesz procedurę ustawy Pzp właściwą dla zsumowanej wartości wszystkich części.
Zaszła pilna potrzeba udzielenia w jednym czasie nieplanowanych zamówień na 3 szkolenia:
„BHP w praktyce”,
„Kurs języka migowego” i
„Podstawy obsługi komputera”.
Są to szkolenia o różnym przeznaczeniu - dla różnych grup odbiorców i o różnej tematyce. Poprzez organizację każdego z nich zamierzasz uzyskać trzy różne efekty. W takiej sytuacji będziesz mieć do czynienia z kilkoma odrębnymi zamówieniami. W konsekwencji wartość każdego z nich oszacujesz oddzielnie.
Jeżeli Twoje zamówienie obejmuje równocześnie usługi szkoleniowe oraz inne usługi, dostawy lub roboty budowlane, do udzielenia zamówienia zastosujesz przepisy dotyczące tego przedmiotu zamówienia, którego wartościowy udział w danym zamówieniu jest największy.
Zgodnie z art. 5 ust. 3 ustawy Pzp, jako zamawiający nie możesz w celu uniknięcia procedur udzielania zamówień określonych ustawą łączyć innych zamówień z usługami niepriorytetowymi, o których mowa w art. 5 ust. 1 ustawy Pzp.
PrzykładChcesz zakupić program komputerowy, który ułatwi pracę w Twojej jednostce. Niezbędnym elementem zakupu oprogramowania jest również przeszkolenie pracowników z obsługi tego programu. Ustalając, jakie przepisy ustawy Pzp zastosujesz do udzielenia zmówienia, musisz wyliczyć procentowy udział w tym zamówieniu:
zakupu oprogramowania oraz
usługi szkoleniowej.
Jeżeli zakup oprogramowania przeważa, nie wolno Ci nazwać zamówienia „Usługa szkoleniowa wraz z zakupem niezbędnego do przeprowadzenia szkolenia oprogramowania” i skorzystać z możliwości, jakie daje Ci art. 5 ust. 1 ustawy Pzp! Przedmiotem Twojego zamówienia bowiem będzie w tej sytuacji zakup oprogramowania wraz z niezbędnym szkoleniem z zakresu obsługi programu. Powinieneś udzielić go w procedurze właściwej dla przedmiotu zamówienia, jakim jest zakup oprogramowania.
3 sposoby zamawiania szkoleń - przekonaj się, który z nich jest najkorzystniejszy dla Ciebie!
W odniesieniu do pogrupowanych w bloki usług szkoleniowych będziesz mógł zorganizować konkretne już postępowania. Masz w tej sytuacji 3 możliwości:
W jednym postępowaniu możesz zamówić cały blok. Podpiszesz wówczas jedną umowę z wykonawcą, który przeprowadzi dla Ciebie wszystkie wchodzące w skład bloku szkolenia. Jeden wykonawca poprowadzi np. 3 kursy językowe - języka niemieckiego, włoskiego i angielskiego. Wartością Twojego zamówienia będzie suma wszystkich szkoleń, które wchodzą w skład bloku.
Będziesz mógł także podzielić dany blok na części i każdej z nich udzielić w odrębnym postępowaniu (będzie to tzw. zamówienie udzielane w częściach). W takim przypadku jednak wartością zamówienia na każdą część będzie łączna wartość wszystkich części. Oznacza to, że zamawiając poszczególne części, zastosujesz procedurę ustawy Pzp właściwą dla zsumowanej wartości wszystkich części.
PrzykładW ciągu roku 4 razy organizujesz postępowanie na kursy językowe, np. w:
lutym na kurs języka niemieckiego,
kwietniu na kurs języka włoskiego,
lipcu na kurs języka angielskiego,
październiku na kurs języka francuskiego.
Podpisujesz wówczas (w ciągu roku) 4 umowy (np. z różnymi wykonawcami). Jednak udzielając zamówienia na każdą część, zastosujesz procedurę właściwą dla zsumowanej wartości 4 części.
Masz także możliwość zorganizowania jednego postępowania na dany blok szkoleniowy, ale z podziałem na określone części, umożliwiając wykonawcom składanie ofert częściowych. Będzie to tzw. zamówienie z podziałem na części. Przykładowo możesz podzielić blok szkoleniowy kursów językowych na 5 części (język angielski, niemiecki, włoski, hiszpański i francuski). Następnie w wyniku jednego postępowania podpiszesz 5 umów z pięcioma różnymi wykonawcami."
"Bardzo częstym problemem zamawiających jest prawidłowe oszacowanie wartości usług szkoleniowych. Czy zaliczać do niej wszystkie zamawiane szkolenia w ciągu roku? Czy może grupować je tematycznie i zamawiać poszczególne bloki?
Między innymi o tym, jak właściwie oszacować usługi szkoleniowe oraz ocenić, czy zamawiane usługi to rzeczywiście szkolenia, przeczytasz w temacie tygodnia. Dodatkowo dowiesz się, jakie są 3 praktyczne możliwości zamawiania szkoleń.
O czym musisz pamiętać, zamawiając usługi szkoleniowe?
Przygotowując się do zamawiania usług szkoleniowych, powinieneś pamiętać o kilku ważnych sprawach:
W razie wątpliwości, czy dane zamówienie mieści się w pojęciu „usługa szkoleniowa”, skorzystaj ze Wspólnego Słownika Zamówień - CPV.
Aby właściwie oszacować wartość zamówień na szkolenia, musisz już na początku roku sporządzić w Twojej jednostce plan zamówień publicznych.
W planie podziel zaplanowane szkolenia na tzw. bloki szkoleniowe - w zależności od ich tematyki oraz celu (przeznaczenia).
Następnie ustal, czy:
udzielisz jednego zamówienia na cały blok, czy
podzielisz zamówienie na części i umożliwisz wykonawcom składanie ofert częściowych, czy może
podzielisz dany blok na części i każdą z nich zamówisz w odrębnym postępowaniu.
Pamiętaj, że zamówień na poszczególne części „bloku szkoleniowego” udzielisz w procedurze właściwej dla wartości całego bloku!
W postępowaniu o udzielenie zamówienia na usługi szkoleniowe zastosowanie znajdzie art. 5 ust. 1 i 1a ustawy Pzp.
Szczegóły dotyczące wypunktowanych zagadnień znajdziesz w dalszej części tekstu.
Artykuł 5 ust. 1 i 1a ustawy Pzp - sprawdź, jak prawidłowo interpretować znowelizowane przepisy!
Pamiętaj, że do postępowań o udzielenie zamówień, których przedmiotem są usługi szkoleniowe, nie stosuje się przepisów ustawy Pzp dotyczących:
terminów składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu,
terminów składania ofert,
obowiązku żądania wadium,
obowiązku żądania dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu, zakazu ustalania kryteriów oceny ofert na podstawie właściwości wykonawcy,
przesłanek wyboru trybu negocjacji z ogłoszeniem, dialogu konkurencyjnego oraz licytacji elektronicznej.
Ponadto, w przypadku usług szkoleniowych jako zamawiający możesz wszcząć postępowanie w trybie negocjacji bez ogłoszenia lub w trybie zamówienia z wolnej ręki także w innych uzasadnionych przypadkach niż określone odpowiednio w art. 62 ust. 1 lub art. 67 ust. 1 ustawy Pzp, w szczególności jeżeli zastosowanie innego trybu mogłoby skutkować co najmniej jedną z następujących okoliczności:
naruszeniem zasad celowego, oszczędnego i efektywnego dokonywania wydatków;
naruszeniem zasad dokonywania wydatków w wysokości i w terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań;
poniesieniem straty w mieniu publicznym;
uniemożliwieniem terminowej realizacji zadań.
Sprawdź, czy Twoje zamówienie jest na pewno usługą szkoleniową!
Ustalenie, co stanowi „przedmiot zamówienia”, jest kluczową kwestią dla właściwego zastosowania przepisów ustawy Pzp, w szczególności w kontekście art. 5 ust. 1 i 1a ustawy Pzp.
Zwróć uwagę, że pojęcia „usługi szkoleniowe” nie powinieneś interpretować dowolnie! Ze względu na brak definicji tego pojęcia w praktyce wielu zamawiających ma problem z właściwym ustaleniem, czy określone zamówienie jest faktycznie usługą szkoleniową. Dzieje się tak np. wówczas, gdy w nazwie przedmiotu zamówienia nie pojawia się słowo „szkolenie”, a „kurs”, „seminarium”, „konwent” itp.
Pamiętaj także, że aby skorzystać z art. 5 ustawy Pzp przy udzieleniu zamówienia, nie wystarczy, by Twoje zamówienie jedynie dotyczyło usługi szkoleniowej! Przedmiot zamówienia musi być usługą szkoleniową.
Szukając informacji na temat zakresu pojęcia „usługi szkoleniowe”, musisz sięgnąć do załącznika nr 1 do rozporządzenia z 28 stycznia 2010 r. w sprawie wykazu usług o charakterze priorytetowym i niepriorytetowym (Dz.U. z 2010 r. nr 12, poz. 68).
Jako usługi edukacyjne i szkoleniowe wymieniono usługi pod nr. CPV od 80100000-5 do 80660000-8 (z wyjątkiem 80533000-9, 80533100-0, 80533200-1).
Zapamiętaj! Jeżeli Twoja usługa jest usługą szkoleniową, ale w CPV nie możesz odnaleźć kodu, który idealnie pasowałby do zamówienia, możesz w opisie przedmiotu zamówienia wpisać jedynie - Usługi szkoleniowe - kod - 80500000-9.
Przygotowując opis przedmiotu zamówienia na usługi szkoleniowe, pamiętaj o wszystkich niezbędnych informacjach, które pozwolą wykonawcy zaoferować Ci konkretną cenę za usługę. Umieść w nim m.in.:
opis, czego ma dotyczyć szkolenie (czyli jakie zagadnienia ma poruszać lub jaki jest jego cel),
minimalne kwalifikacje wykonawcy (wykładowców),
liczbę godzin szkolenia,
miejsce szkolenia,
liczbę uczestników szkolenia.
Jak prawidłowo ustalić wartość zamówienia na usługi szkoleniowe, by uniknąć zarzutu dzielenia zamówienia lub zaniżania jego wartości?
Szacując zamówienie na usługi szkoleniowe, pamiętaj, że nie mają one charakteru usług powtarzających się okresowo (w rozumieniu art. 34 ustawy Pzp) - zgodnie z interpretacją UZP. Świadczy o tym to, iż:
w przypadku usług szkoleniowych nie zachodzi podstawowa cecha charakteryzująca dostawy i usługi powtarzające się okresowo, a mianowicie ścisły związek pomiędzy zakresem zamówienia a okresem trwania umowy,
ewentualne przesunięcie terminu realizacji umowy w sprawie świadczenia takich usług nie będzie zwiększać zakresu przedmiotu zamówienia.
Z tego względu ustalając wartość zamówienia na usługi szkoleniowe, zrobisz to na podstawie art. 32 ust. 1 ustawy Pzp (który dotyczy szacowania usług i dostaw jednorazowych). Podstawą ustalenia wartości zamówienia będzie zatem całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy bez VAT.
Największym problemem przy szacowaniu usług szkoleniowych jest jednak kwestia, wartości jakich szkoleń sumować w ciągu roku. W tym celu:
sporządź plan zamówień publicznych,
podziel zamówienia na bloki szkoleniowe.
Plan zamówień publicznych umożliwi Ci zgodne z prawem określenie wartości zamówienia
Na początku każdego roku powinieneś określić przewidywany w Twojej jednostce zakres całorocznych:
dostaw,
usług i
robót budowlanych.
Pamiętaj, że udzielając zamówień na usługi szkoleniowe, także zobowiązany jesteś do ich starannego zaplanowania na początku każdego roku.
Oczywiście nie zawsze możliwa będzie szczegółowa prognoza wszystkich potrzebnych zamówień publicznych, których zamierzasz udzielić w ciągu następnych 12 miesięcy. Jednak planując zamówienia, powinieneś zachować należytą staranność, tj. uwzględnić w planie przynajmniej te zamówienia, które z racji prowadzonej działalności mogłeś przewidzieć.
Zapamiętaj! Ustawa Pzp nie nakłada na Ciebie wprost obowiązku stworzenia planu zamówień publicznych. Jeśli chcesz jednak dokonywać zakupów zgodnie z przepisami, warto, abyś taki plan przygotował. Będzie Ci on niezbędny m.in. do tego, by prawidłowo określić wartość zamówień. Dzięki niemu będziesz miał także szansę obronić się przed ewentualnym zarzutem kontrolującego, że np. podzieliłeś zamówienie, by uniknąć stosowania przepisów ustawy Pzp
Podziel zamówienie na „bloki szkoleniowe” - a nie będziesz miał problemu z określeniem przedmiotu zamówienia
Ze względu na bardzo zróżnicowaną tematykę oraz przeznaczenie szkoleń nieuzasadnione byłoby traktowanie ich wszystkich jako jednego dużego zamówienia składającego się z wielu części. Dlatego gdy już zaplanujesz wszystkie możliwe do przewidzenia szkolenia, podziel je na konkretne „przedmioty zamówienia” lub inaczej mówiąc określone „bloki szkoleniowe”. Każdy taki blok będzie stanowić odrębne zamówienie.
W bloku szkoleniowym powinny znaleźć się szkolenia o takim samym lub podobnym charakterze czy przeznaczeniu. Chodzi w tym przypadku o końcowy ich efekt. Pamiętaj, że kluczem do zgrupowania zamówień w bloki nie są nazwy poszczególnych szkoleń, ale ich cel i charakter!
Decyzję, czy masz do czynienia z jednym zamówieniem czy z kilkoma odrębnymi zamówieniami, podejmujesz samodzielnie jako zamawiający. To Ty bowiem najlepiej znasz charakterystykę przedmiotowych szkoleń i ich przeznaczenie.
PrzykładZ jednym przedmiotem zamówienia będziesz miał np. do czynienia w przypadku szkoleń językowych. Mimo że organizujesz w ciągu roku 3 kursy językowe (np. kursy języka angielskiego, hiszpańskiego i francuskiego) dla 3 różnych grup pracowników, masz do czynienia z jednym przedmiotem zamówienia udzielanym w 3 częściach.
Planujesz przeprowadzić w ciągu roku np. 3 szkolenia informatyczne. Wiesz, że będą dotyczyć następujących zagadnień:
„Arkusz kalkulacyjny (Excel) - poziom podstawowy”,
„Pakiet Office dla średniozaawansowanych”,
„Arkusz kalkulacyjny (Excel) - poziom zaawansowany”.
W takim przypadku masz do czynienia z jednym przedmiotem zamówienia podzielonym na 3 części.
Jeden przedmiot zamówienia wystąpi również wtedy, gdy planujesz kilka szkoleń z zakresu rachunkowości i finansów. Mimo iż będziesz organizował w ciągu roku szkolenia dla różnych grup pracowników, o różnych nazwach, np.:
„Szkolenie dla biegłych rewidentów”,
„Szkolenie - VAT”,
„Szkolenie - podatek dochodowy od osób fizycznych”,
będziesz miał do czynienia z jednym przedmiotem zamówienia udzielanym w tylu częściach, ile szkoleń zamierzasz z tego zakresu przeprowadzić.
Masz trudności z jednoznacznym określeniem, czy dane szkolenia mają różne czy podobne przeznaczenie lub takie rozróżnienie jest nieostre? Wówczas powinieneś oszacować wartość szkoleń łącznie (tzn. potraktować jako jeden przedmiot zamówienia). Unikniesz w ten sposób ryzyka zarzutów organów kontrolnych. Pamiętaj bowiem, że nie możesz w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy Pzp dzielić zamówienia na części lub zaniżać jego wartości.
PrzykładPewne ministerstwo chciało zamówić 4 kursy językowe na różne języki. Dokonało zamówień w 4 oddzielnych procedurach. Co więcej zamawiając poszczególne kursy, zastosowało procedurę właściwą dla wartości każdego kursu.
W tej sytuacji zamawiający dokonał niedozwolonego podziału zamówienia na części, w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy Pzp. Dla każdego zamawianego kursu powinien bowiem zastosować procedurę właściwą dla łącznej wartości wszystkich kursów.
Gdy określisz poszczególne bloki szkoleniowe, wówczas będziesz mógł prawidłowo ustalić, co stanowi przedmiot konkretnego już zamówienia. Dopiero wtedy będziesz mógł także właściwie określić przedmiot zamówienia i oszacować jego wartość. Znając z kolei wartość zamówienia, ustalisz, jakie przepisy ustawy Pzp masz obowiązek zastosować w danym postępowaniu i czy w ogóle musisz je stosować.
Upewnij się, jak właściwie oszacować niemożliwe do zaplanowania zamówienia, aby nie narazić się na zarzuty organów kontrolnych!
Jeżeli na początku roku zaplanowałeś zamówienia z należytą starannością, wówczas w sytuacji gdy w trakcie roku pojawi się nieprzewidziana wcześniej potrzeba udzielenia zamówienia na szkolenie, będziesz mieć do czynienia z nowym odrębnym zamówieniem. Jego wartość obliczysz stosownie do jego zakresu.
Udzielając zamówień na usługi szkoleniowe (nieobjęte planem zamówień publicznych), możesz spotkać się z dwiema sytuacjami:
Masz potrzebę udzielenia niezaplanowanych wcześniej zamówień na przykładowo 2 szkolenia:
„Zamówienia publiczne od A do Z”,
„Zamówienia publiczne po ostatnich nowelizacjach ustawy Pzp”.
Są to szkolenia o podobnym przeznaczeniu, tzn. zamierzasz uzyskać poprzez ich organizację jeden końcowy efekt. A zatem potraktujesz je jako jeden przedmiot zamówienia. Szkolenia będą wykonywali dwaj różni wykonawcy. W takiej sytuacji, mimo że usługi będą realizować różne podmioty, będziesz mieć do czynienia z jednym zamówieniem udzielanym w 2 częściach. Wartością tego zamówienia będzie suma wszystkich części. Do udzielania poszczególnych części zamówienia zastosujesz procedurę ustawy Pzp właściwą dla zsumowanej wartości wszystkich części.
Zaszła pilna potrzeba udzielenia w jednym czasie nieplanowanych zamówień na 3 szkolenia:
„BHP w praktyce”,
„Kurs języka migowego” i
„Podstawy obsługi komputera”.
Są to szkolenia o różnym przeznaczeniu - dla różnych grup odbiorców i o różnej tematyce. Poprzez organizację każdego z nich zamierzasz uzyskać trzy różne efekty. W takiej sytuacji będziesz mieć do czynienia z kilkoma odrębnymi zamówieniami. W konsekwencji wartość każdego z nich oszacujesz oddzielnie.
Jeżeli Twoje zamówienie obejmuje równocześnie usługi szkoleniowe oraz inne usługi, dostawy lub roboty budowlane, do udzielenia zamówienia zastosujesz przepisy dotyczące tego przedmiotu zamówienia, którego wartościowy udział w danym zamówieniu jest największy.
Zgodnie z art. 5 ust. 3 ustawy Pzp, jako zamawiający nie możesz w celu uniknięcia procedur udzielania zamówień określonych ustawą łączyć innych zamówień z usługami niepriorytetowymi, o których mowa w art. 5 ust. 1 ustawy Pzp.
PrzykładChcesz zakupić program komputerowy, który ułatwi pracę w Twojej jednostce. Niezbędnym elementem zakupu oprogramowania jest również przeszkolenie pracowników z obsługi tego programu. Ustalając, jakie przepisy ustawy Pzp zastosujesz do udzielenia zmówienia, musisz wyliczyć procentowy udział w tym zamówieniu:
zakupu oprogramowania oraz
usługi szkoleniowej.
Jeżeli zakup oprogramowania przeważa, nie wolno Ci nazwać zamówienia „Usługa szkoleniowa wraz z zakupem niezbędnego do przeprowadzenia szkolenia oprogramowania” i skorzystać z możliwości, jakie daje Ci art. 5 ust. 1 ustawy Pzp! Przedmiotem Twojego zamówienia bowiem będzie w tej sytuacji zakup oprogramowania wraz z niezbędnym szkoleniem z zakresu obsługi programu. Powinieneś udzielić go w procedurze właściwej dla przedmiotu zamówienia, jakim jest zakup oprogramowania.
3 sposoby zamawiania szkoleń - przekonaj się, który z nich jest najkorzystniejszy dla Ciebie!
W odniesieniu do pogrupowanych w bloki usług szkoleniowych będziesz mógł zorganizować konkretne już postępowania. Masz w tej sytuacji 3 możliwości:
W jednym postępowaniu możesz zamówić cały blok. Podpiszesz wówczas jedną umowę z wykonawcą, który przeprowadzi dla Ciebie wszystkie wchodzące w skład bloku szkolenia. Jeden wykonawca poprowadzi np. 3 kursy językowe - języka niemieckiego, włoskiego i angielskiego. Wartością Twojego zamówienia będzie suma wszystkich szkoleń, które wchodzą w skład bloku.
Będziesz mógł także podzielić dany blok na części i każdej z nich udzielić w odrębnym postępowaniu (będzie to tzw. zamówienie udzielane w częściach). W takim przypadku jednak wartością zamówienia na każdą część będzie łączna wartość wszystkich części. Oznacza to, że zamawiając poszczególne części, zastosujesz procedurę ustawy Pzp właściwą dla zsumowanej wartości wszystkich części.
PrzykładW ciągu roku 4 razy organizujesz postępowanie na kursy językowe, np. w:
lutym na kurs języka niemieckiego,
kwietniu na kurs języka włoskiego,
lipcu na kurs języka angielskiego,
październiku na kurs języka francuskiego.
Podpisujesz wówczas (w ciągu roku) 4 umowy (np. z różnymi wykonawcami). Jednak udzielając zamówienia na każdą część, zastosujesz procedurę właściwą dla zsumowanej wartości 4 części.
Masz także możliwość zorganizowania jednego postępowania na dany blok szkoleniowy, ale z podziałem na określone części, umożliwiając wykonawcom składanie ofert częściowych. Będzie to tzw. zamówienie z podziałem na części. Przykładowo możesz podzielić blok szkoleniowy kursów językowych na 5 części (język angielski, niemiecki, włoski, hiszpański i francuski). Następnie w wyniku jednego postępowania podpiszesz 5 umów z pięcioma różnymi wykonawcami."