Witam,
Piszę do państwa w sprawie jednego z przetargów nieograniczonych. Zamawiający jako kryterium oceny ofert wyznaczył:
a) cena 80%
b) długość okresu gwarancji 20% (minmum 60 miesięcy, maximum 80 miesięcy - 1pkt za każdy miesiąc)
Wszystko byłoby w porządku gdyby we wzorze formularza ofertowego jaki zamawiający zamieścił na swojej stronie BiP, znalazłaby się rubryka która stwierdzałaby np. "Udzielamy gwarancji na okres..... miesięcy", jednakże taki zapis nigdzie w załącznikach zamieszczonych na BIP się nie znalazł. Pomyślicie zapewne że to żaden problem, nasza firma również tak pomyślała i taki zapis "Zobowiązujemy się do udzielenia pisemnej gwarancji jakości na roboty budowlane na okres 80 miesiecy" umieściliśmy w formularzu ofertowym, i tutaj oczywiście nie ma żadnych wątpliwości, jednakże w czasie jawnego odczytywania ofert gdzie zebrało się około 20 oferentów oraz 3-4 osobowa komisja okazało się że ponad połowa wykonawców nie zawarła w swojej ofercie zapisu stwierdzającego o długości gwarancji... Odczytywanie każdej z ofert gdzie komisja nie mogła odnaleźć oferowanej długości gwarancji zajmowało około 2 minut, gdyż komisja chciała sprawdzić czy zapis o długości udzielonej gwarancji nie znajduje się na osobnym załączniku (w przypadku 4 ofert tak było, i długości okresów gwarancji dla tych ofert zostały odczytane). Oczywiście życie było by piękne gdyby cała sprawa skończyła się w ten sposób. Problem zaczął się gdy komisja odczytała ofertę firmy X (tak jak nazwijmy) która była niższa od oferty naszej firmy, jednakże komisja w trakcie odczytywania ofert nie była w stanie znaleźć długości okresu gwarancji zawartej w tej ofercie. Będąc zapobiegawczym po zakończeniu procedury odczytywania ofert udałem się w stronę komisji z pytanie raczej nie oficjalnym, kiedy ewentualnie możliwe będzie dokonanie wglądu do ofert, bo bylibyśmy zainteresowani sprawdzeniem oferty konkurencyjnej firmy X, otrzymałem odpowiedź że po weekendzie majowym, w związku z tym złożyliśmy oficjalne pismo, na które dostaliśmy oficjalną odpowiedź iż zaproponowanym przez nas termin odpowiada Zamawiającemu. W wyznaczonym dniu udałem się do siedziby zamawiającego, zostałem ciepło przywitany, oferty zostały mi udostępnione, i w trakcie ich przeglądania zauważyłem że oferta firmy X która dała najniższą cenę, a której okresu gwarancji komisja przetargowa nie była w stanie znaleźć w trakcie odczytywania ofert, posiada:
a) Pierwszą stronę formularza ofertowego zawierającą cenę netto, vat, brutto (załącznik zamawiającego uzupełniony ciemnoniebieskim długopisem) nie podpisaną ani parafowaną w żadnym miejscu (tutaj akurat uważam że nie ma się do czego przyczepić gdyż druga (ostatnia) strona formularza ofertowego została podpisana, co prawda w sposób nie czytelny i bez pieczątki imiennej, ale z doświadczenia i artykułów wiem że to nie jest powód do odrzucenia oferty
b) Na drugiej stronie oferty firmy X znalazł się zapis że oferta składa się z 35 stron, a żadna ze stron oferty nie została ponumerowana - tutaj również uważam że nie ma się do czego doczepić, błąd formalny nie mający wpływu na ofertę
c) Na pierwszej stronie formularza ofertowego, pomiędzy adresem zamawiającego a słowem OFERTA znajduje się wyraźny duży ODRĘCZNY zapis, wykonany długopisem o lekko jaśniejszej barwie, jednakże bardzo zbliżonej do reszty zapisów na tej stronie, zawierający taką oto treść:
"Gwarancja 80 miesięcy"
Zapis ten nie jest w żaden sposób podpisany, parafowany etc. po charakterze pisma można stwierdzić że należy on do osoby która wypełniała formularz ofertowy.
I tutaj w związku z punktem c) pojawiają się moje pytanie:
1) Czy to że zamawiający w trakcie odczytywania ofert 'nie widział' dużego, widocznego na pierwszy rzut oka zapisu ma jakiś wpływ na ocenę ofert? W trakcie odczytywania ofert obecny był przedstawiciel firmy X i nie złożył żadnych zastrzeżeń gdy komisja stwierdziła że nie znalazła długości okresu gwarancji.
2) Czy brak jakiegokolwiek podpisu/parafki na pierwszej stronie oferty połączony z brakiem podpisu pod tym dopisanym tekstem o gwarancji ma jakiś wpływ na ocenę ofert?
3) Czy zapis "Gwarancja 80 miesięcy", jest sformułowaniem dostatecznie wyjaśniającym intencję oferenta? nie stwierdza on że oferent udziela gwarancji na taki okres, lecz można łatwo domyślić się że o to firmie X chodziło
4) Czy nieznacznie różniący się kolor długopisu przy zapisie o gwarancji, nie stanowi podstawy do stwierdzenia że złożony na drugiej stronie podpis oferenta nie gwarantuje pewności że zapis "Gwarancja 80 miesięcy" znajdywał się tam w momencie podpisywania oferty?
Teraz przedstawię sytuację punktową...
Otóż w przypadku gdy zapis "Gwarancja 80 miesięcy" jest wystarczający, to firma X powinna uzyskać największą liczbę punktów, jednakże w przypadku gdy ten zapis nie jest wystarczający, a zamawiający uznałby go za nieważny i przyjął że oferent złożył minimalny okres gwarancji wynoszący 60 miesięcy, firma X znalazłaby się około 4 punktów za naszą firmą.
Nie chcę podważać uczciwości niektórych ludzi, jednakże cała ta sprawa wygląda dziwnie, komisja 3 osobowa nie potrafiła znaleźć wyraźnego zapisu znajdującego się na pierwszej stronie gdzie tuż obok były podane dane firmy które były przecież przez nią odczytywane... Co więcej nieznacznie różniący się kolor długopisu również daje dużo do myślenia.
W trakcie wglądu do ofert sprytnie spróbowałem podpytać panią która zajmowała się ofertami czy ten zapis jest poprawny, pani nie rzucając nawet okiem na ofertę stwierdziła że tak, po czym zadałem jeszcze kilka pytań o to że jest niemożliwym aby w trakcie odczytywania ofert nie zauważyć tego zapisu i tak dalej, po czym pani stwierdziła że ona jeszcze tych ofert nie przeglądała więc mi żadnych informacji nie udzieli...
Szef z naszej firmy powiedział jasno, że w przypadku wybrania oferty tej firmy na pewno będzie korzystał z usług radcy prawnego, oraz będzie chciał dochodzić swoich racji w odpowiedniej Izbie Odwoławczej, ja jednak będąc zapobiegawczym (jeszcze nie wysłano inforamcji o uzupełnieniu ofert, wyborze najkorzystniejszej oferty itp.) wolę spytać się ludzi którzy zajmują się tym na co dzień czyli właśnie państwa.
Proszę o pomoc oraz rady czy oby wszystko jest tutaj w porządku (ja osobiście najmniej jestem zainteresowany ewentualnym dopisaniem okresu gwarancji gdyż twierdzę że jest to walka bardzo długa i praktycznie nie możliwa do wygrania, jednakże może ten zapis o gwarancji nie jest poprawny?)
Pozdrawiam
Norbert